Hoe geleentheidsorganiseerders vir moontlike kansellasies kan voorberei en hulself teen onvoorsiene risiko’s kan beskerm

Heel moontlik die grootste impak vir die geleentheid, is die finansiële risiko wat kansellasie inhou.

Die uitbreek van die Covid-19-pandemie in 2020 het ʼn rimpeleffek op ʼn wye verskeidenheid industrieë gehad. Een van die industrieë wat die ergste geraak is, is die geleentheidsbedryf – veral geleenthede wat op persoonlike deelname staatmaak. Die kansellasie van ʼn geleentheid het ʼn verreikende impak op aspekte soos die posisionering van die geleentheid, handelsmerk-reputasie, en verhoudinge met klante en belanghebbendes. Heel moontlik die grootste impak vir die geleentheid, is die finansiële risiko wat kansellasie inhou. Een manier om die moontlik vernietigende uitwerking van skielike kansellasie te versag, is om seker te maak dat jy genoeg aanspreeklikheidsdekking vir die geleentheid het.

Die finansiële impak van die kansellasie van ʼn geleentheid raak vele aspekte, wat die beste by wyse van ʼn voorbeeld geïllustreer kan word. Die Twee Oseane-marathon, ʼn jaarlikse gebeurtenis wat duisende deelnemers van regoor die wêreld lok, kos meer as R30 miljoen om aan te bied. Hierdie syfer sluit die koste van infrastruktuur vir die geleentheid, verwante handelsware, medaljes, beplanning en logistiek in. Die kansellasie van die marathon in 2020, as gevolg van die pandemie, was ʼn geweldige terugslag vir die organisasie, asook vir interne en eksterne belanghebbendes

Wanneer ʼn geleentheid gekanselleer word, bring dit verskeie verliese mee. Die vergoeding van deelnemers is een van die grootste kwessies. Dan is daar ook ander uitdagings soos die betaling van personeel, verliese met betrekking tot deposito’s wat vir gehuurde infrastruktuur en vergaderplekke betaal is, en die onverhaalbare uitgawes rondom reklameborde, handelsware, kommunikasie en tegnologie.

Organiseerders van geleenthede wat in Suid-Afrika gehou word, is onderhewig aan die Wet op Veiligheid by Sport- en Ontspanningsgeleenthede van 2009, en kan aanspreeklik gehou word vir die veiligheid en sekuriteit van persone wat die geleentheid bywoon. Dit beteken as ʼn geleentheid gekanselleer word om ʼn rede wat buite die organiseerder se beheer is, sal die organiseerder nog steeds verantwoordelik gehou word vir enige verliese wat gely is.

Van konserte en feeste tot sportgeleenthede en teaterproduksies, is daar verskeie geleentheidsorganiseerders wat versekering teen hierdie spesialis-risiko aangaan deur aanspreeklikheidsdekking te koop. Hierdie soort versekering sal verliese dek indien ʼn geleentheid om redes buite die organiseerder se beheer gekanselleer, onderbreek, uitgestel of na ʼn ander plek verskuif word. Redes kan gure weerstoestande, burgerlike onrus, sleutelpersone wat nie opdaag nie, of die uitbreek van ʼn oordraagbare siekte insluit.

Etlike faktore sal die soort polis beïnvloed wat ʼn geleentheidsorganiseerder nodig het, soos die aard en omvang van die gebeurtenis, en die eiesoortige risiko’s wat dit inhou. Aanspreeklikheidsversekeringspolisse vir geleentheidsorganiseerders word dus na gelang van die geval aangepas.

Konsertorganiseerders sal miskien besluit om die risiko dat die kunstenaar onverwags siek raak of om ʼn onvoorsiene rede nie beskikbaar is nie, te verminder deur kansellasie as gevolg van afwesigheid as ʼn klousule by hul polis in te sluit. Vir ʼn maatskappy wat ʼn geleentheid aanbied waarby hele afdelings of departemente betrokke is wat na ʼn oorsese bestemming moet reis, kan dit wys wees om hulself te dek teen onkoste vir reis, onthaal, toerusting, die huur van vergaderplekke en verblyf wat nie verhaal kan word indien die geleentheid gekanselleer word nie. Elkeen van hierdie voorbeelde sal genuanseerde polisklousules verg om te verseker dat elke gebeurlikheid gedek word.

Daar is verskeie faktore wat bepaal wat versekerbaar is, en dit sal verskil volgens die polis wat betrokke is asook die versekeraar wat jy kies. In sekere gevalle, soos in die geval van dekking vir finansiële verlies weens gure weerstoestande, moet die dekking minstens twee weke voor die geleentheid gefinaliseer word. In hierdie gevalle sal ʼn skade-assessor voor die tyd aangestel word. Die skade-assessor sal dan in oorleg met die versekerde besluit of dit nodig is om ʼn geleentheid om weerverwante redes te kanselleer.

In sommige gevalle, soos met internasionale geleenthede, kan versekering vir die kansellasie van die geleentheid ʼn vereiste wees wat deur belanghebbendes en beleggers gestel word. Waar sulke aanspreeklikheidsdekking nie verpligtend is nie, is dit egter vir geleentheidsorganiseerders steeds wys om ʼn langtermyn-benadering te volg en hulself te dek teen die risiko dat onvoorsiene omstandighede selfs die deeglikste weldeurdagte planne kan laat skipbreuk ly.

Voorts, as gevolg van die komplekse aard van hierdie versekering en die vereistes daarvan, is dit belangrik dat kliënte met hul adviseur gesels om seker te maak dat hulle die regte leiding en dekking kry om hul behoeftes te dek.